Pour les besoins des présentes conditions générales, les mots suivants auront la signification qui leur est attribuée ci-dessous :

• « La Conciergerie » : Ce terme désigne la SARL La Conciergerie, société à responsabilité limitée au capital de 10.000 euros, dont le siège social est établi au 4405 rue de la Lys, 62840 Sailly-sur-la-Lys et inscrite au registre du commerce et des sociétés d’Arras sous le n° 915 307 797, représentée par son gérant ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes.

• « La ou les Prestation(s) » : Ce terme désigne l’ensemble des Prestations fournies par la SARL La Conciergerie.

• Le ou les « Client(s) » : Ce terme désigne toute personne physique ou morale, désirant faire l’acquisition des Prestations fournies par la SARL La Conciergerie à titre professionnel et / ou personnel

L’émission de l’offre de restauration reprend l’ensemble du cahier des charges du client soit la définition du menu, le nombre de convives, la date, les horaires, les prestations annexes demandées ainsi que toutes particularités techniques indispensables à la bonne exécution de la manifestation. La composition de toutes ces données est formalisée par un devis ainsi qu’un prix.

La durée de validité du devis est inscrite sur le devis remis au client.

L’objet du contrat de nature commerciale consiste, en principal, en la fourniture de repas et, à titre accessoire, en la fourniture de prestations annexes. Pour la bonne exécution du contrat, le client s’engage à fournir à La Conciergerie les informations nécessaires à la bonne exécution de sa prestation : le programme détaillé, le détail des services et prestations sollicitées par ailleurs. Les prestations extérieures doivent faire l’objet d’un accord de la part du gérant de La Conciergerie.

Le devis établi par La Conciergerie constitue les conditions particulières venant compléter les présentes conditions générales.

Tous litiges relatifs au présent contrat seront de la compétence exclusive du Tribunal de Commerce d’Arras. La constitution du contrat est formalisée par l’acceptation écrite par le client donneur d’ordre, en premier lieu, de la dernière version du devis émis par La Conciergerie, en deuxième lieu, des présentes conditions générales. La commande est ferme, définitive et non susceptible d’annulation de part comme de l’autre des deux parties à compter de la réception de sa confirmation.

En cas de réclamation, après avoir saisi la SARL La Conciergerie, et à défaut de réponse satisfaisante dans un délai d’un mois, le client peut saisir le Médiateur du Tourisme et du Voyage, donc les coordonnées figurent ci-après :

- Adresse postale : Médiation Tourisme et Voyage, BP 80 303 75 823, Paris Cedex 17

- Site internet : www.mtv.travel

Nombre définitif de personnes

Le devis ci-joint a été spécifiquement établi pour un nombre de personnes demandé par le client. Nous nous réservons la possibilité de modifier le prix de vente en fonction d’une baisse de nombre de couverts.

Pour être recevable, toute demande de modification du nombre de participants doit nous parvenir 7 jours ouvrés avant la date de la manifestation et doit donner lieu à une acceptation écrite de La Conciergerie. Une nouvelle version du devis modifié sera alors établie et devra être validée par le même client donneur d’ordre. Si le nombre définitif devait augmenter dans les 7 jours ouvrés précédant la réception, nous ne pourrions assurer les repas qu’en fonction de nos approvisionnements et nous réservons le droit de remplacer les produits tout en gardant la même qualité.

Annulation

Dans l’hypothèse où le client déciderait d’annuler sa commande pour quelque cause que ce soit, il se verrait soumis au versement d’un dédit suivant l’échéancier suivant :

• Annulation entre 30 et 60 jours calendaires avant la date de la réception : 15% du montant TTC du devis

• Annulation entre 20 et 30 jours calendaires avant la date de réception : 40 % du montant TTC total du devis

• Annulation entre 10 et 20 jours calendaires avant la date de réception : 60 % du montant TTC total du devis

• Annulation entre 5 et 10 jours calendaires avant la date de réception : 80 % du montant TTC total du devis

• Annulation à moins de 5 jours calendaires avant la date de réception 100 % du montant TTC total du devis.

Report

Tout report, pour quelque raison que ce soit y compris en cas de force majeure, ne peut engendrer la restitution des acomptes déjà encaissés, néanmoins le montant de l’acompte sera attribué à la manifestation reportée dans les 12 mois, de même que le report de l’événement entraîne la révision de nos tarifs et du contenu de nos propositions. Dans le cas où, le nombre de repas subirait une variation inférieure à la manifestation initialement prévue, La Conciergerie se réserve le droit de modifier le prix unitaire de vente et de facturer des frais techniques, administratifs et de dédommagement auprès de ses propres prestataires.

La Conciergerie est dégagée de plein droit de ses obligations sans paiement d’indemnité d’aucune sorte en cas de survenance d’un évènement de force majeure ou cas fortuit, notamment en cas de guerre, émeute, blocus grève totale ou partielle, incendie, fermeture administrative par décision de l’état, blocage des moyens de transport, crise sanitaire ou tout autre évènement extérieur susceptible de perturber la bonne circulation des marchandises. De même, la responsabilité de La Conciergerie ne saurait être engagée pour tout inconvénient ou dommage inhérent à l’utilisation d’internet, notamment une rupture de service, une intrusion extérieure ou un virus informatique.

De convention expresse et déterminante à la conclusion du contrat, dans l’hypothèse où la prestation commandée ne pourrait se dérouler à date convenue en raison d’un cas de force majeure, l’acompte versé resterait acquis à La Conciergerie, dans les conditions et modalités fixées à l’article 4 susvisé ; un avoir correspondant au montant de l’acompte versé valable sur une durée de 12 mois suivant son émission serait en pareil cas adressé au client, à l’exclusion de tout remboursement.

Nous vous rappelons que tout organisateur d’événement doit s’acquitter des droits de propriété intellectuelle liés à son événement.

Les propositions ainsi que les photos, vidéos, plans, supports, maquettes, documents et informations de toutes natures remis ou adressés par La Conciergerie au client demeurent la propriété de celui-ci, de ce fait ils ne peuvent être communiqués à des tiers sous quelques motifs que se soient.

Sauf interdiction formelle du client, le prestataire se réserve le droit d’utiliser des photos de l’événement, hors personnages et références au nom du client ou des participants, pour sa communication personnelle (plaquette, presse, réseaux sociaux, internet etc...).

Dans le cadre de ses relations contractuelles, La Conciergerie est amenée à collecter des données à caractère personnel nécessaire au traitement de la commande. Conformément aux dispositions légales et règlementaires applicables, en particulier la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et du règlement européen n°2016/679/UE du 27 avril 2016, le client bénéficie d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement de ses données ou encore de limitation du traitement. Il peut également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement des données le concernant. Pour exercer ces droits et obtenir des informations détaillées sur les durées de conservation des données, le client doit contacter La Conciergerie à l’adresse suivante : 4405 rue de la Lys 62840 Sailly-sur-la-Lys. Les informations collectées ont pour finalité le suivi des commandes, la gestion de la relation client et, si l’utilisateur y a consenti, la prospection clients. L’accès à vos données personnelles est strictement limité au personnel de La Conciergerie. Aucun profilage ne sera réalisé et plus généralement aucune décision automatisée ne sera prise sur la base des données collectées. Nous nous engageons à ne pas vendre, louer, céder ni donner accès à des tiers aux données du client sans son consentement préalable, à moins d’y être contraint en raison d’un motif légitime (obligation légale, lutte contre la fraude, exercice des droits de la défense, etc.). Le client est informé qu'il dispose du droit d'introduire une action auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Dans le cas de l’utilisation d’une photo de l’événement à destination des réseaux sociaux du prestataire ou du client, elle fera l’objet d’une validation mutuelle par écrit.